در سال 1954 (1333 هجری شمسی) رئیس‌جمهور سابق ایالات متحده آمری | مدیران ایران | آموزش مدیریت کسب وکار |modiriran 🕊
در سال 1954 (1333 هجری شمسی) رئیس‌جمهور سابق ایالات متحده آمریکا، جناب دوایت دی. آیزنهاور، در جریان یک سخنرانی بین‌المللی حرف جالبی زد. مضمون سخنان آیزنهاور این بود: «مشکلات من دو نوعند: فوری‌ها و مهمها. فوری‌ها مهم نیستند، و مهمها هم هیچگاه فوری نیستند.»
آیزنهاور در آن زمان متوجه این نکته‌ی مهم شده بود که مدیریت زمانیِ صحیح، نه فقط به معنی انجام دادن همه‌ی کارهاست، بلکه به معنی انجام دادن مؤثر کارهاست. به عبارت دیگر، باید قسمتی از وقت‌مان را به تکمیل کردن کارهای مهم اختصاص بدهیم، نه اینکه همه‌اش را صرف انجام دادن کارهای فوری بکنیم. برای این کار، و برای کم کردن استرس و نگرانی از برنامهی زمانبندی فشرده، باید فرق بین این دو واژه را بدانیم:
مهم: کارهایی که انجام دادنشان باعث می‌شود به اهدافی که در سر داریم برسیم. چه اهداف شخصی و چه حرفه‌ای. فوری: کارهایی که نیازمند واکنش سریع هستند و انجام دادنشان معمولا باعث می‌شود، شخص دیگری را به هدفش برسانیم. این کارها اغلب شامل آنهایی است که هم ما رویشان تمرکز می‌کنیم و هم خودشان توجه ما را می‌طلبند، زیرا اگر سریع انجامشان ندهیم، باید به زودی با عواقبشان سر و کله بزنیم. وقتی که بدانیم کدام کارها فوری‌اند و کدامشان مهم، آنگاه می‌توانیم از تمایل ناخودآگاه خود به تمرکز کردن بر کارهای بی‌اهمیت جلوگیری کنیم. با علم به نوع کار، می‌توانیم برنامهی زمانبندی‌مان را بهینه‌سازی کنیم تا جای خالی را برای پرداختن به کارهایی که برای موفقیت‌مان لازم است، جور کنیم.
نحوه‌ی استفاده از ماتریس آیزنهاور برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، باید اول لیستی از کارها و پروژه‌هایی تهیه کنید که احساس می‌کنید باید انجامشان بدهید. سعی کنید هر چیزی که وقتتان را در سر کار می‌گیرد، هر قدر هم که بی‌اهمیت باشد، در این لیست بگنجانید. (اگر آدمی باشید که می‌خواهد به کارش مسلط باشد، باید این لیست را از قبل داشته باشید.)
سپس، هر یک از این کارهایی که لیست کرده‌اید را داخل یکی از 4 دسته‌بندی زیر قرار دهید:
مهم و فوری مهم ولی غیرفوری غیرمهم ولی فوری غیرمهم و غیرفوری
حالا از استراتژی‌های زیر برای برنامه‌ریزی استفاده کنید:
۱. مهم و فوری ۲ جور کار مهم وفوری داریم: دسته‌ی اول آن کارهایی هستند که نمی‌توانستید پیش‌بینی‌‌شان کنید و حالا دم بزنگاه غافلگیرتان کرده‌اند، و دسته‌ی دوم کارهایی هستند که گذاشته‌ایدشان کنار تا در دقیقه‌ی ۹۰ به آنها برسید.
می‌توانید با برنامه‌ریزیِ جلو جلو و همچنین پرهیز از موکول کردن کارها به بعد، تا حد زیادی از شر کارهای دقیقه‌ی نَودی خلاص شوید. پس این از دسته‌ی دوم! اما چه کار کنیم تا غافلگیر نشویم؟ از آنجا که علم غیب ندارید، بهتر است همیشه در برنامه‌ریزی‌تان جایی را خالی بگذارید برای همین کارها تا به این راحتی غافلگیر نشوید. (چه بسا که مجبور شوید پس از وقوع یک بحران، کل کارها را از نو برنامه‌ریزی کنید.)
اگر کلی کار فوری و مهم دارید، بنشینید و ببینید که کدامشان را می‌توانستید از قبل پیش‌بینی کنید، و به این فکر کنید که چطور می‌توانید مکانیزمی پیدا کنید تا بتوانید کارهای مشابه با آنها را جلو جلو برنامه‌ریزی کنید تا دیگر فوریت پیدا نکنند.
۲. مهم ولی غیرفوری انجام دادن این کارها بهتان کمک می‌کند که اهداف شخصی و حرفه‌ای خود را محقق کرده و کارهای مهم را تکمیل کنید.
سعی کنید به اندازه‌ی کافی وقت برای درست انجام دادن این کارها اختصاص بدهید تا به کارهای فوری تبدیل نشوند. همچنین یادتان باشد که بیش از حد هم رویشان کار نکنید؛ مشکلات نامرئی همیشه در جایی به کمین‌تان نشسته‌اند. این استراتژی باعث می‌شود که داخل مسیر بمانید و شلاقِ کارهای فوری فوتی، زندگی را برایتان به جهنمی پر استرس تبدیل نکند.
